Belge yaşam döngüsü veya bilgi yaşam döngüsü içinde bir kavramdır doküman yönetimi ve arşivleme bu kayıtlar, varlığı farklı aşamalarını anlatmaktadır belgeler veya veri nihai kaderi (eleme veya uzun dek bilgi üretimine (yaratma veya alımı) den, anma amaçlı koruma süresi).
Bu döngünün aşamaları arşiv geleneklerine göre farklılık gösterir.
"Bağlayıcı bir belgenin yaşam döngüsü, durumunu veya değerini değiştiren iki ana olay etrafında düzenlenir: tam bağlayıcı etkisini veren doğrulama ve saklama tarihinin sonunun hesaplanmasını tetikleyen olay .
“Onaylanmadan önce, belge genellikle, son halini almış belgenin ne olması gerektiğine göre yönetilmesi gereken çok sayıda kağıt belge veya dijital dosya olan birkaç durumdan geçer: adlandırma kuralları, sürüm belirleme, dağıtım kontrolü. Diğer olaylar arşivlenen belgenin ömrünü kısaltır: bu belgenin kopyalarını oluşturabilen istişareler, konumdaki değişiklikler (kullanım sıklığına ve depolama veya erişim maliyetlerine bağlı olarak), teknolojik geçişler veya verilerin bozulmasından sonra geri yüklemeler.
Bazı harici olaylar, arşivlenen belgenin yaşam döngüsünün değiştirilmesine yol açabilir, örneğin: bir anlaşmazlığın ardından belgenin değeri yeniden nitelendirilir; orijinal ortam yanlışlıkla imha edilir ve yerine bir yedek kopya haline gelen bir kopya alınır. "
Bakış açısından kayıt yönetimi, şöyle döngüsünün aşamaları özetlenmiştir:
Buradaki adımlar, prensip olarak, durumu değişen belgelerin işlenmesi için bir eylem belirleyen son tarihler tarafından belirlenir.
Arşivlerin üç yaş teorisi bilgisi faaliyetlerinin üç ana aşamadan ayırır:
Bu teori 1961'de Fransa'da Yves Pérotin tarafından teşhir edildi ve popüler hale getirildi , ardından Fransızca konuşulan dünyanın geri kalanında ve birkaç Latin ülkesinde ele alındı.
In France , kamu kişilerin nihai arşivler, bunlar ister yerel otoriteler veya merkezi olmayan Devlet hizmetleri , transfer edilmelidir bölüm arşivlerinden bulundukları coğrafi bölgenin. 2.000'den fazla nüfusu olan belediyeler, tüm arşivlerini Devletin kontrolü altında tuttukları özel hizmetler oluşturabilirler. Ulusal yargı yetkisine sahip merkezi devlet idareleri ve kamu kurumlarının nihai arşivleri Ulusal Arşivlere konulmalıdır .
Üç çağın sıralamasında:
Bu belirgin farklılıklar, Fransızca konuşulan dünya ile İngilizce konuşulan dünya arasındaki anlayış farklılıklarını gösteren aşağıdaki şema ile gösterilmektedir ( Marie-Anne Chabin'e göre ).
Yaşam döngüsü kavramı mevcut haliyle ortaya çıkmadan önce, belge iki kritere göre değerlendirilir: Birincisi, yönetimdeki faydasıdır. İkincisi, tanıklık işlevine karşılık gelir. 1940'lar ve 1950'ler , üç çağ teorisinin doğduğu yerdi . Arşivlerin sayısı artar ve bu sırada üç çağ teorisi tasavvur edilir. Konsept, 70'lerden gelen bilgi kavramı ile karakterizedir. 1980'lerde Ira A. Penn tarafından yaşayan bir varlıkla karşılaştırılır .
Yaşam döngüsünün farklı modelleri arasındaki bu çelişki , ilgili Kuzey Amerika çevrelerinde kayıt yönetimi ve arşivleme işlevleri arasında uzun bir tartışmaya yol açtı . Bu kavramına yol açtı kayıtlar süreklilik ilk dergide Jay Atherton tarafından 1986 makalesinde savundu Archivaria başlığı altında Belge Yönetimi Bazı Düşünceler - Arşivler İlişki: devamlılığa Yaşam Döngüsü itibaren (süreklilik yaşam de du döngüsü: Bazı kayıt yönetimi ve arşivler arasındaki ilişki üzerine düşünceler ).
İçeriği, özellikle veri biçiminde korumak, yaşam döngüsünün tasarımına neredeyse hiç uymuyor. Böylelikle organizasyon, alternatif bir model olan kayıt sürekliliği ile kolaylaştırılmıştır .
Postmodernite fikri ile süreklilik fikri arasında bir ilişki önerilmektedir. Süreklilik ve yaşam döngüsü arşivcinin işi üzerinde bir etkiye sahiptir. Kayıt sürekliliği modelinde , belgenin yaşam döngüsünün başında mı yoksa sonunda mı olduğu önemli değildir, çünkü önceki modelden farklı olarak, dahil olan aynı profesyoneldir. Arşivcinin görevleri artık faaliyetin tüm aşamalarında belge yönetimini içerdiğinden, çalışma programları buna göre ayarlanmalıdır. Süreklilik ilkesinin gelişimi, Fransa ve Quebec'teki üç çağ teorisini tamamen ortadan kaldırmaz . Nitekim Atlantik’in her iki yakasındaki yasalar da onu terminolojilerine dahil ediyor.
Kayıt yöneticileri ve arşivciler arasında yaşam döngüsü kavramının yarattığı tartışmalardan bağımsız olarak, belgelerin kademeli olarak dijital belgelere dönüştürülmesi, yaşam döngüsünün “klasik” sekansını da baltaladı. Genel olarak, belgelerin kaydileştirilmesi, ara arşiv aşamasının fiilen ortadan kalkması ve dolayısıyla dijital belge yaratılır yaratılmaz nihai bir kader tayin etme ihtiyacı anlamına gelir. Ek olarak, aktif süresi boyunca belgenin çeşitli durumlarını büyük ölçüde karmaşıklaştırır. Böylece farklı aşamalar, paralel olarak da var olabilen alt aşamalara ayrılabilir, örneğin:
Yakala / Oluştur: Kağıt, e-posta, grafik dosyaları, veritabanı vb. Yakalayın / oluşturun.
İnceleme / doğrulama: Proje, inceleme, grup incelemesi, doğrulama, son sürüm, gözden geçirilmiş sürüm vb.
Yayın / dağıtım: Basılı yayın, web yayını, e-posta, elektronik medya vb.
Depolama / Tutma: Online, yakın-çizgi, çevrimdışı depolama, bir de arşivleme SAE , vb
Dijitalleşmenin yaşam döngüsü sonuçları hala çok tartışılan bir konudur.
Fonlara saygı ilkesine yanıt verme sorumluluğuna sahip olan arşiv belgesi, özgün olma özel görevine sahiptir. Başka bir deyişle, orijinal formu korunmalı ve yaşam döngüsü boyunca değiştirilmemelidir. Bununla birlikte, dijital teknoloji, belgeleri gizli ve değiştirilebilir birimlere dönüştürdüğü için, belgelerin gerçekliği ve bütünlüğü ile ilgili bir zorluk oluşturmaktadır. Bir dizi manipüle edilmiş ve manipüle edilebilir veri olarak algılanan dijital belgenin doğası, bu nedenle bu prensibi zayıflatır. Dijital dosyalar bozulmaya meyillidir, ancak aynı zamanda orijinal belgeyi gözden kaçırma noktasına kadar daha kolay kopyalanabilir. Bu nedenle zorluk, belgenin gerçekliğine yönelik bu olası tehditleri önlemek ve kontrol etmektir. Bu nedenle, artık verilere erişimi daha iyi yönetmek ve güvenilirliklerini sağlamak için etkili gizlilik ve güvenlik yöntemlerini uygulamaya koymak gerekli görünmektedir. Sürdürülebilirliğinin hesaplanması zor olan tüm teknolojiler olan ortamın, formatların ve depolama konumlarının çoğalmasının yarattığı zorluklara rağmen, kanıtlanmış bir koruma modeli planlamak ve seçmek de gereklidir.
Dijital sorunların yalnızca dijital belgeleri değil, aynı zamanda her tür belgeyi de ilgilendirdiğini söylemeye gerek yok. Belge yaşam döngüsünün tüm aşamaları, arşivlerin oluşturulması, dağıtımı, danışmanlığı, kullanımı ve muhafazası açısından dönüşümlerden geçerek dijital teknolojiden giderek daha fazla etkilenmektedir.