Arşiv yönetmek için ilke ve tekniklerine ilişkin disiplindir arşivleri . Hem bir parçası olan tarihe yardımcı bilimler ve bilgi ve kütüphane bilimleri .
Geleneklere bağlı olarak, bilgi üretiminin kontrolünü içerebilir veya içermeyebilir ( belge yönetimi veya kayıt yönetimi ).
Arşiv biliminin iki temel ilkesi, bir yandan varlıklara saygı ilkesi (kaynak ilkesi), diğer yandan da bilgi yaşam döngüsünün kontrolüdür .
Fonlara saygı, belgelerin konularına göre değil, kökenlerine göre işlem görmesini gerektirir; bu, onları üreten kuruluşla organik bağlarını gözden kaçırmadan sınıflandırmayı ve envanterini çıkarmayı gerektirir.
Bu ilke, her arşiv koleksiyonunun materyal ve entelektüel bütünlüğüne, onu oluşturan belgeleri birbirinden ayırmaya çalışmadan ve konularına göre suni kategorilere ayırmadan saygı göstermeyi ifade eder . Sınıflandırma ve araştırma araçları ( dizin , envanter , veritabanları, vb.), Araştırmacının her bir belge ile onu üreten varlık arasındaki organik bağı gözden kaçırmamasına izin vermelidir.
Bilgi yaşam döngüsü (belge yaşam döngüsü), belgelerin üretiminden (yaratma veya alma) uzun vadede imha veya saklamaya (arşivleme) kadar bir dosyanın yaşamındaki farklı aşamaları tanımlayan bir kavramdır.
Fransızca konuşulan çağdaş arşiv bilimi, genellikle bilgi kullanımının iki ana aşamasını (etkin ve etkin olmayan) veya dosyaların sorumluluğuna ve değerine bağlı olarak üç yaşı (etkin dosyalar için mevcut arşivler ve ispat değerine sahip kapalı dosyalar için ara arşivler , arşiv değeri olan dosyalar).
Bir arşiv sistemi, farklı arşiv teorilerine ve geleneklerine göre biraz farklı şekillerde tanımlanan birkaç unsurdan oluşur.
Quebec geleneği aşağıdaki arşiv işlevlerini ayırt eder (Couture ve Rousseau, 1982, s. 281 ):
Açık Bilgi Arşivleme Sistemi Referans Modeli (veya OAIS Modeli ) (ISO 14721: 2003) işlevsel modelde dikkate aşağıdaki unsurları (veya fonksiyonlar):
Elektronik ortamda (elektronik arşivleme ) dosyaları arşivlemek için yaygın olarak kullanılan bu işlevsel model, analog ortamdaki arşivler (kağıt, mikrofilm vb.) İçin de geçerlidir.
Zamanla ve şu anda birçok belge sonsuza dek yok olur ve böylece gelecek nesilleri miraslarının önemli bir kısmından mahrum bırakır . İster doğal işlem, ister ışık, ısı, nem veya tozdan etkilenen toza, deriye, parşömene, filmlere ve manyetik bantlara düşen asitlenmiş kağıt veya sel, yangın, kasırga, fırtına, deprem gibi doğal nedenlerle olsun, Savaş veya etnik temizlik durumunda insan, kundaklama, belgelerin imha edilmesinin neden olduğu kasıtlı tahribatı unutmak. Hepimizin dolaplarımızda bulunan özel belgeler de kuralın bir istisnası değildir. Basit aile fotoğrafları, ancak sahipleri için çok önemli olan maliyetlere katlanabilir. Bu bağlamda, farklı bir yerde saklanan bir kopyasını saklamanız tavsiye edilir.
Belgelerin iyi korunması ve sayısallaştırılması standartlarını karşılayan daha iyi depolama alanları, diğer önlemlerin yanı sıra bu kaybı frenliyor.
UNESCO derlemiştir kütüphaneler ve arşivlerin listesini sırasında yıkılan, XX inci yüzyılın. Yazıldığı 1996 yılından sonraki belgeleri dikkate almaz.
Bu öğrenilmiş geleneğin kökeni bilinmemektedir. Arşivler, hem belge hem de kurum olarak tarihin ilk yüzyıllarında ortaya çıksa da, bunların organizasyonu ve yönetimi üzerine yansımaları çok daha yenidir. Çeşitli Avrupa egemenlerin tarafından oluşturulması, XIV inci ve XV inci yüzyıllarda, devlet haklarının savunması için gerekli grup belgelere ilk kurum rolünü normatif veya teorik metinleri alevlendirdi görünüyor yok arşivcilerin ya niteliğine arşivler.
Bununla birlikte, tarihsel olarak bilinen en eski arşiv kılavuzlarından bahsedebiliriz. 1571 yılında basılmıştır, bu belgeler muhtemelen ilk yarısında oluşmuştu XVI inci yüzyıla. Yazarları, Alman aristokrat Jacob von Rammingen, bu akademik konunun “babası” (selefi) olarak kabul edilebilir. Almanya'da en az iki yüzyıldır varlığını sürdüren bir arşiv geleneği kurdu . Arşiv teorisi ilk olarak onun tarafından formüle edildi.
Arşiv malzemesine daha sistematik yansıma şeklini alır XVII inci yüzyılın hakiki belgeleri olaydan sonra sahte veya uydurulmuş olanlar ayırt etmek yolların araştırılmasını: Diplomatik , üslerinden biri aynı hükümdarın veya eylemleri sistematik karşılaştırma sabitleri ve farklılıkları belirlemek için aynı yetki veya aynı döneme ait. Ancak, bu çalışma, yalnızca arşivlerin korunması değil, aynı zamanda içeriklerini tanımlayan yardımcılar bularak sınıflandırılması ve erişilebilir hale getirilmesi koşuluyla mümkündür. Hiç de yürütülmektedir bu açıdan olduğu XVIII inci onlar arşivlerinin sınıflandırılması ve kurulması yol gösterici ilkeleri tespit etmek şunlardır: yüzyıl, arşiv altında kabul edilebilir ilk çalışması araştırma aletleri .
De yeniden diplomatica tarafından 1681 yılında yayınlanan Jean Mabillon , Saint-Maur Benedikten cemaat, kitabın kurucusu diplomatik olduğunu.
Fransız Devrimi kamu makamlarının arşivlerinin tüm Fransız vatandaşlarına erişilebilirlik bir ilke yaptı. Sonuç olarak, kurallarla sağlanması gereken etkileyici bir arşiv ağı oluşturuldu. " Fonlara saygı " ilkesinin ilk kavramsallaştırmasını Natalis de Wailly'ye , İçişleri Bakanı tarafından 1841'de Departman Arşivlerine gönderilen bir genelge ile borçluyuz . Uygulamada, bu ilke sadece Fransa'da değil, burada ve orada zaten vardı.
Belgelerin konularına değil kaynaklarına göre işlem görmesini gerektiren bu fonlara saygı ilkesi, arşiv disiplininin temel kavramlarından biridir. Anayasası Arşivleri , diğer yandan ve haklarını kanıtlamaya ve yönetimde ve hikayenin kaynağı olarak yardımcı olmak bunları kullanarak, gelen XIX inci yüzyıl, yansıma ve arşivcilerin endişe harika bir konu.
Fonların yapısı belli değildir ve belgelerin üretildikleri idari ofislerden korunması gereken arşiv kurumlarına düzenli ve verimli bir şekilde geçmesi uzun bir yoldan uzaktır. Arşivcinin belge oluşturma sürecindeki rolü ve arşivleri üreten veya tutan kişi ve kuruluşlarla ilgili yeri, bu nedenle arşiv biliminin ana temaları haline gelir.
Bununla ilgili bir sorun da arşivlenmiş belgelerin kullanımıyla ilgilidir. Başlangıçta kanıt olarak üretilmiş ve tutulmuş, böylece özellikle mali ve hukuki konularda, onları elinde tutanların ihtiyaçlarını karşılamak için, geçmişi daha iyi anlamak ve tarih yazmak için de kullanılabilirler. Bununla birlikte, bu iki kullanım mutlaka birbirini takip eden değildir, ancak hem belgelerin ispat işlevini çok uzun bir süre sürdürebilmesi (örneğin mülkiyet başlıkları ve uluslararası anlaşmalar ve antlaşmalar için geçerlidir) hem de tarihsel araştırma son dönemlere ve olaylara odaklanabilir.
Bu nedenle arşivciler, kamuoyunun arşivlerin iyi korunması ve kolayca aranabilir olması arzusuyla korunan belirli sırları görmek için yetkililerin endişelerini uzlaştırmanın yollarını bulmalıdır. Birinci Dünya Savaşı'ndan bu yana tüm arşiv düşüncesi , bu nedenle bu sorunlara çözümlerin geliştirilmesine adanmıştır. Başlıca olanlar:
İhtisas dergileri: