AFNOR tarafından 1999'da yayınlanan, ardından 2001'de, ardından 2009'da ve daha yakın zamanda 2020'de revize edilen Standart NF Z 42-013 , bir elektronik arşivleme sisteminin (EAS) tasarımı ve işletimi için bir dizi işlevsel, organizasyonel ve altyapı gereksinimleri ve önerileri ortaya koymaktadır . Normatif metin, elektronik arşivleme, aktarım, koruma, erişilebilirlik, iletişim ve imha yönetimi, SAE'nin birlikte çalışabilirliği, eski haline getirme ve tersine çevrilebilirlik işlevleri etrafında organizasyonu ele alır.
2009 yılından bu yana standardın başlığı: "Bu sistemlerde saklanan dokümanların korunmasını ve bütünlüğünü sağlamak için bilgisayar sistemlerinin tasarımı ve işletimi ile ilgili şartnameler" olmuştur.
2020'de normatif metin derinlemesine değişir ve başlık "Elektronik arşivleme" olur.
Revize edilmiş standart aşağıdakileri amaçlamaktadır:
Standardın kilit noktaları şunlardır:
tarihli standardın ilk versiyonu Aralık 1999. 2001'deki ilk revizyon, standardın tavsiyelerinin WORM disk ile kullanımını sınırladı . Standardizasyon Komisyonu 171 (“Arşivleme - Belge yaşam döngüsü ve veri güvenliği”) çerçevesinde geliştirilen ikinci bir versiyon,4 Şubat 2009AFNOR yönetim kurulu tarafından Standardın bu versiyonu, gereksinimlere dayalı bir belirtim deposuna karşılık gelir. İki seviyedeki gereksinim (minimum ve ek) detaylandırılmıştır ve ihtiyaca veya mevcut kısıtlamalara göre bir EAS'nin kurulmasına izin verir. WORM dışındaki depolama tekniklerinin kullanımının artık standardın 2009 revizyonu ile çerçevelendiğine dikkat edin.
Standart NF Z42-013'ün yeni bir versiyonu şu anda tamamlandı: şubat 2019CN171 tarafından. Bu yeni sürüm, kamuoyunda soruşturmaya açıldı.Mart 2019 yeni metnin Ekim 2020'de yayınlanmasıyla sonuçlanacak. Bu yeni revizyon NF Z42-013: 2020 indeksini taşımaktadır.
NF Z 42-013 standardına ve ISO 14641-1 standardına dayalı bir referansa dayalı bir sertifikasyon şu adreste yayınlandı: 17 Aralık 2012. Standardın gerekliliklerine uygun olarak bir SAE uygulamak isteyen kuruluşlar ve şirketler ile deneme amaçlı üçüncü taraf elektronik arşivleme hizmetleri sunan şirketler tarafından erişilebilir. Belgelendirmenin kapsamı, yalnızca elektronik arşivleme veya elektronik arşivleme ve aslına uygun sayısallaştırma ile ilgili olabilir. Standarda göre sertifikalandırılmış SAE'lere , Fransız Akreditasyon Komitesi (COFRAC) tarafından akredite edilmiş bağımsız bir sertifikasyon kuruluşu olan AFNOR Certification tarafından verilen NF 461 işareti verilir . Markanın sertifikasyon kuralları, NF Mark web sitesinde ücretsiz olarak mevcuttur . İç ticari olmayan ve ticari kullanım için NF461 sertifikalı arşivleme sistemlerinin listesi NF işaretinin resmi web sitesinde mevcuttur.
2020 yılında standardın revize edilmesinin ardından NF 461 belgelendirme referans sistemi revize edilmektedir. Afnor Certification tarafından 2021 yılında sertifika kurallarının yeni bir versiyonu online hale getirilecektir. Yeni sertifika kurallarına dayalı NF 461 işareti, 01/01/2021 tarihinden itibaren SIAF onayı almak için bir ön koşul haline gelecektir.
2009 revizyonunda NF Z 42-013 standardı İngilizce'ye çevrildi ve ISO 14641-1 standardını doğurdu . 2018 yılında ise ISO standardının başlığı ve numaralandırması değiştirilmiştir. Standart, ISO 14641: 2018 numarasını taşır ve başlığı: "Elektronik arşivleme - Elektronik belgelerin entegre korunması için bir bilgisayar sisteminin tasarımı ve işletimi - Özellikler"