Elektronik belge yönetimi ( EDM veya İngiliz DMS için Doküman Yönetim Sistemi veya EDM için Elektronik Belge Yönetimi ) bir süreç anlamına gelir bilgisayardan tanımlamak tasarım, üretim, organize yaymaktadır ve yönetmek için bilgi ve kağıt belge veya elektronik belgelerin bir dahilinde organizasyon . EDM terimi, bu belgesel içeriğin yönetimine izin veren yazılımı da belirtir.
EDM esas olarak toplama sistemlerini (örnek kullanım: kağıt belgelerin toplu sayısallaştırılması ), indeksleme, sınıflandırma , bilgi depolama , erişim (gezinme ve arama) ve belgelerin yayılmasını uygular . EDM böylece işbirliği, büyük harf kullanımı ve bilgi alışverişi sürecine katılır. İnceleme, elektronik onay ve farklı sürümlerin yönetimi dahil olmak üzere, belgelerin oluşturulmasından arşivlenmesine kadar yaşam döngülerine göre yönetme ihtiyacını dikkate alır .
EDM çözümleri ve projeleri, ister özel şirketler ister yönetimler olsun, kuruluşlar için kalite ve maliyet açısından hızlı kazanımlar sağlayabilir. Örneğin, “standart” bir fatura kaydileştirme projesinin yatırım getirisi bir yıldan azdır.
Bir GED, sınıflandırma / gezinme işlevlerine ve ayrıca görünümler, yapılandırılmış veya tam metin aramaları (" tam metin ") aracılığıyla yönetilen içeriği bulmayı mümkün kılan bir arama motoruna sahiptir .
Elektronik belge yönetiminde dört ana adım vardır: edinme, işleme, saklama ve yayma. Yeni belgeleri dağıtmak için beşinci bir adım eklenmelidir: tasarım.
Edinme şu şekilde gerçekleştirilebilir:
Kağıt belgeler daha sonra imha edilebilir (ya ilgisiz olduklarından ya da elektronik kopyaların kanıt değeri kesin olduğundan) veya arşivlenebilir . Ancak, kamu arşivleriyle ilgili olarak dikkatli olun, bir belgenin elektronik kopyası mutlaka imha edilmesini sağlamaz;
Belgenin yönetim sistemine girme yöntemi ne olursa olsun, ilgili kullanıcılar tarafından onaylanan nihai bir versiyona ulaşmak için genellikle bir doğrulama zincirinden veya iş akışından geçebilir . Bir belgenin doğrulanmasına bağlı iş akışı yapılandırılabilir ve sistem kullanıcılarının erişim haklarını ve profillerini dikkate alır; genellikle belgenin durumunu, sürümünü ve görünürlüğünü etkiler.
İndeksleme, kullanımını kolaylaştırmak amacıyla belgenin tanımını ve içeriğini oluşturur. Belgelerin hızlı alınması, dizin şemasının oluşturulmasına bağlıdır. Bu konuda ayırt ediyoruz:
Depolama sorunu kaçınılmazdır. Bu yönün dikkate alınmaması kritik durumlara yol açabilir. Sorunlar aşağıdaki gibidir:
Dokümanların dağıtımı internet veya intranet yoluyla yapılabilir. Bazı EDM yazılım satıcıları , bir web tarayıcısında belge görüntüleme ve dizin oluşturma işlevinin tamamını veya bir kısmını sağlayan ince istemci görüntüleme sunar . Bir serdaLAB çalışmasına göre, elektronik belge yönetimi projelerinde bilgiye erişimin ve bilgi paylaşımının iyileştirilmesi ana motivasyondur.
Elektronik belge yönetimi kapsamında, yapılandırılmamış içeriğin analizi ( İngilizce İçerik analitiği veya İçerik analizinde ) belgelerin yönetiminden değerlemeye geçişi mümkün kılar. İçerik analizi, bu bilgi yığınından anlaşılır ve anlaşılır bir bilgi biçimi çıkarmaktan ibarettir. İçeriğin sözdizimsel , anlamsal ve morfolojik analizi ve uzlaşma, istisnaların tanımlanması dikkate alınarak mümkündür. Bu çalışmanın sonucu, çıkarılan bilgide ilerleyici ve çok boyutlu bir gezinmeye izin veren temsil sistemlerinin uygulanması olmadan duyulamayacaktı. Dijital içerik analizi çözümleri bu değerlemeyi sunar. Belgelerin göstergelere, göstergelerin eğilimlere, eğilimlerin durumlara, durumların kararlara dönüştürülmesi, İçerik Analitiği pazarının zorluğunu temsil eder.
EDM, her şeyden önce (işbirlikçi) bir çalışma metodolojisinin uygulanmasıdır. EDM'yi yalnızca yazılım perspektifinden görebilecek küçük, orta veya büyük bir kuruluş, büyük bir mali kayıp riskiyle karşı karşıya kalacaktır. Bir EDM çözümünün başarısının garantisi bu metodolojinin etkin bir şekilde uygulanmasıdır ve bu yöntem için sadece “destek” görevi gören “tek” ürün değildir. Herhangi bir EDM çözümünün doğru uygulanabilmesi ve etkin olabilmesi için yazılım yatırımına ilişkin bir “destek ve uygulama hizmeti” bütçesi ayırmamız gerekir.
Şirketlerin büyük çoğunluğu, özellikle KOBİ'ler ve VSE'ler tarafından hala çok az bilinmesine rağmen, EDM gerçek bir ekonomik sorundur. Kârlılığı yaklaşık %3 ila %5 (cironun) oranında artırabilir . EDM acelesi , bir şirkette “ kağıt ” olarak adlandırılan bileşenin (işleme, üretim, depolama, araştırma vb.) maliyetinden kaynaklanmaktadır .
"Kapsayıcıların" veya yapılandırılmamış veya yarı yapılandırılmış veri kaynaklarının çeşitliliğinin, YAB ile ilgili sorunların giderek daha karmaşık hale geldiği anlamına geldiğini belirtmek önemlidir. Şirketler, web uygulamalarından , elektronik mesajlaşma sistemlerinden (anlık veya değil), elektronik formlardan veya kataloglardan, wiki'ler veya bloglar gibi yeni ortak çalışma uygulama biçimlerinden ve hatta "zengin medya" uygulamalarından gelen artan içerik veya veri hacmini gerçekten hesaba katmalıdır video görüntüleri ve ses.
Kağıtsız (geçiş bilgi taşıyıcısının bir kağıt elektronik ortamda), bir taslak GED taşıdır. Genellikle bir bir avantaj olarak sunulmuştur çevre açısından da azaltmak gerekiyordu olacağını çünkü tüketimini ait kağıt . Biz stok almak çünkü eğer Gerçekte, işler o kadar basit değil doğal kaynakların (tüketilen odun durumunda kağıt , metal durumunda elektronik cihazların ) ve atık (üretilen atık kağıt bir yandan), elektronik atık ) ve üretilmeye devam eden kağıt atıkları , malzeme maliyetleri açısından genel sonuçların olumlu olduğu açık değildir .
Fransa'da EDM ve içerik yönetimi pazarı, 2007'ye kıyasla %8 artışla 2008'de 1,1 milyar Euro'ya ulaştı. 2009'da entegratörler ve BT hizmetleri şirketleri pazarın en büyük payını temsil etti. %83 ile yazılım yayıncıları %16 pazar ve danışmanlık şirketlerinin sadece %1'ini oluşturuyordu.
Pazar genişlemeye devam ediyor. Global Market Insights tarafından yapılan tahminlere göre, 2024'te %15'ten fazla büyüyerek 5 milyar avronun üzerine çıkması bekleniyor.
EDM'nin başlangıcı 1940'lar ve 1950'ler kadar erken bir tarihte görülebilir .
Vannevar Bush 1945'te Memex adlı bir makinenin temellerini hayal etti ve multimedya belgelerini arşivlemeyi, bağlamayı ve açıklama eklemeyi , EDM ve hiper metin bağlantılarını önceden yapılandırmayı mümkün kıldı . 1951'de Suzanne Briet , belgesel üstveri üretimi yoluyla dizin oluşturmanın ilk temellerini attı : kitabı daha temel birimlere ayırdı ve "ikincil belgeler" ve "belgeler arası" içerik kavramını tanıttı. Ayrıca belgeyi "maddi şekli ne olursa olsun haber veren bir nesne" olarak değerlendirir.
GED terimi, 1980'lerde , koleksiyonlar içinde basılı belge aramasının bilgisayarlaştırılmasını belirtmek için ortaya çıktı. Michael Buckland, özellikle bilgisayarın kütüphane yönetimi ve bilgi erişimi üzerindeki etkisini gösteriyor.
Elektronik belge yönetimi araçlarının ilk temelleri 1980'lerin sonunda ve 1990'larda ortaya çıktı.
1995 yılında EDM için geliştirilen ilk yazılıma Taurus adı verildi . Teknik dokümantasyon ihtiyaçları için oluşturulan bu belgesel yazılım, doğrudan Windows altında geliştirilen ilk yazılım olma özelliğine de sahiptir; daha önce yazılım MS-DOS altında geliştirildi. Jacques Guérin tarafından icat edildi. Bordeaux belediyesinin nüfus kütüklerini oluşturan 740.000 belgenin sayısallaştırılması , sınıflandırılması, saklanması ve arşivlenmesi Taurus yazılımı sayesinde hayata geçirilen en büyük projelerden biriydi. Kayıtların kaydileştirilmesi adımı 6 ay sürdü ve 3,5 milyon franktan fazlaya mal oldu. Orijinal belgelerin kaydedilmesini ve bu kayıtlarda yer alan bilgilerin aranmasını iyileştirmeyi mümkün kıldı.
Mobilite, içerik yönetimi yayıncıları için bir geliştirme ve farklılaşma eksenidir. İlk mobil içerik yönetimi çözümleri 2009 yılında ortaya çıktı.
İçerik yönetimi çözümleri, topluluk oluşturma ve bilgi ve belge alışverişinde bulunma olasılığı gibi giderek daha fazla ortak özelliği entegre ediyor. Kağıtsız bir yönetim kurulunun geliştirilmesi, iş dünyasında ilginç bir örnektir.
Hâlâ pazarın küçük bir payını temsil eden açık kaynaklı içerik yönetimi çözümleri zemin kazanıyor. Açık kaynak yayıncıları, tescilli yayıncıların büyüme oranlarının beş katına sahiptir.
Belge toplama yazılımı gibi daha spesifik çözümlerin ortaya çıkmasıyla birlikte , özellikle SaaS (Hizmet Olarak Yazılım) alanında yeni trendler de var .
İçerik yönetimi meslekleri etrafında bir profesyoneller derneği vardır: e-Futura (APROGED zorunlu tasfiyeye tabi tutulmuştur).
Diğer dernekler ve federasyonlar meslek için çalışır: Xplor France, FNTC , FedISA.